Pengertian, Penyebab dan Tips Mengatasi BackOrder 

Bukanlah suatu hal yang mengherankan jika seorang pebisnis mengalami kehabisan pasokan produk atau out of stok. Keterbatasan ini menyebabkan molornya banyak proses bisnis karena harus menunggu persediaan barang kembali terisi dari berbagai pihak salah satunya adalah supplier.

Selain itu dengan adanya kondisi tersebut, dapat menyebabkan beralihnya minat konsumen ke kompetitor. Maka dari itu, selain mengantisipasinya dengan manajemen pasokan barang yang baik, Anda dapat melakukan cara lain yaitu backorder. 

Apa sih backorder itu dan mengapa harus dilakukan? Nah bagi Anda yang penasaran mengenai metode bisnis satu ini, dapat menyimak artikel berikut. Sebab metode ini merupakan cara paling terakhir yang dapat Anda lakukan untuk menjaga customer tetap bersama Anda.

Baca juga: Gudang Retail: Pengertian, Manfaat, dan Cara Mengelola

Pengertian Backorder

Sederhananya, backorder adalah salah satu metode yang digunakan dalam bisnis ketika pemesanan telah dilakukan oleh konsumen namun pasokan barang habis. Alih-alih memberikan keterangan secara terbuka bahwa barang tidak ada, sehingga kesepakatan dibatalkan, perusahaan akan memberikan alasan bahwa barang tersebut dalam proses pemesanan. Dengan cara ini pula pengusaha dapat memberikan janji berupa pengiriman dengan estimasi waktu tertentu ketika pembayaran dari customer sudah dilakukan. 

Dalam backorder sendiri juga terdapat beberapa item yang bisa dijadikan sebagai indikator informasi kepada pelanggan, seperti waktu tersedianya barang dari supplier sehingga dapat dipesan kembali oleh pelanggan. 

Backorder dapat terjadi di berbagai sektor industri, termasuk e-commerce, manufaktur, grosir, dan bidang lain di mana manajemen persediaan produk menjadi faktor kunci. Serta tujuan utama dilakukannya metode ini, guna memungkinkan pelanggan untuk mengamankan produk yang diinginkan, meskipun ada keterlambatan dalam pengiriman.

Namun, tahukah Anda bahwa terjadinya backorder disebabkan oleh beberapa hal seperti angka permintaan drastis, human error, ataupun permasalahan pada pihak supplier. Untuk penjelasan yang lebih jelas, berikut ini kami jelaskan penyebab terjadinya backorder serta cara penanggulangannya. 

Penyebab Terjadinya Backorder

Seperti penjelasan sebelumnya backorder terjadi dikarenakan beberapa hal yang pastinya terjadi di setiap bisnis. Terkadang, ketidaksengajaan seperti permintaan yang meningkat drastis, human error, serta hal-hal lainnya menyebabkan terjadinya backorder. Berikut penjelasan lebih lanjut mengenai penyebab terjadinya kondisi tersebut di perusahaan. 

1. Angka Permintaan Meningkat Drastis

Keadaan yang umum terjadi disebabkan permintaan yang meningkat secara drastis. Peningkatan ini tidak hanya memberikan keuntungan, tapi juga memberikan kendala seperti habisnya stok barang. 

Perkiraan dan persediaan barang yang terbatas, serta tidak adanya antisipasi lonjakan pemesanan  inilah yang menjadi penyebab mengapa backorder terjadi. Kondisi ini juga menyebabkan terjadinya keterlambatan dalam pengiriman. 

Peningkatan permintaan terhadap produk ini disebabkan oleh beberapa faktor, seperti permintaan musiman, hingga permintaan tak terduga karena faktor promosi, trend, dan lain sebagainya yang berkembang di masyarakat. 

2. Human Error

Faktor berikutnya yang menyebabkan terjadinya backorder adalah human error, mulai dara permasalahan antara personel ataupun manajemen gudang. Permasalah ini biasanya terjadi karena beberapa hal seperti kesalahan perkiraan, data, hingga komunikasi antar perorangan. 

Hal inilah yang menyebabkan terjadinya masalah pada pasokan barang di gudang. Sehingga menimbulkan keterlambatan dalam pengiriman bahan baku yang diperlukan dalam proses produksi. Sehingga produk tidak dapat dibuat secara cepat dan suplai barang kepada pelanggan juga menjadi terhambat. 

Selain masalah perorangan, ketika mengorganisir gudang untuk produk dalam juga besar, terkadang kecelakaan kerja yang diakibatkan lalai ataupun hal lain tidak dapat dihindarkan, sehingga tidak hanya merugikan pekerja tapi juga menimbulkan kecacatan produk. 

3. Kesalahan Sistem Gudang

Terjadinya human error ini juga menimbulkan efek domino seperti kesalahan pada sistem gudang. Kesalahan ini juga beragam bentuk dan macamnya seperti manajemen gudang yang kurang memperhatikan safety stock atau pasokan barang pada gudang sehingga barang habis dan tidak memiliki stok untuk dijual.

4. Permasalahan Pihak Supplier

Penyebab terakhir yang juga paling sering terjadi adalah karena adanya permasalahan dengan pihak supplier. Pemicu yang biasanya mengakibatkan terjadinya permasalahan ini adalah faktor eksternal seperti keterlambatan pengiriman suplai hingga mandeknya pembayaran kepada supplier sehingga barang tidak dikirim ke pihak perusahaan. 

Melalui kendala-kendala tersebutlah mengapa keterbatasan produksi terjadi. Menyebabkan terhambatnya proses produksi dan mengharuskan pihak perusahaan melakukan antisipasi menggunakan backorder. 

Tips Menghindari Backorder

Namun, dibalik manfaatnya backorder yang diterapkan pada perusahaan Anda secara berkala akan memberikan efek negatif seperti penurunan penjualan, kepercayaan, dan lain sebagainya. Maka dari itu, perlulah menghidari kondisi ini guna hal-hal yang merugikan bagi perusahaan tidak terjadi. Guna membantu perusahaan Anda, berikut beberapa cara menanggulangi keadaan tersebut melalui langkah-langkah berikut ini!

1. Sediakan Safety Stock

Langkah pertama yang dapat Anda lakukan sebagai antisipasi adalah dengan menyiapkan safety stock. Apa itu safety stock? Safety stock merupakan pasokan barang yang disimpan di gudang guna menghindari terjadinya kehabisan barang atau produk jual.

Safety stock sangatlah berguna ketika terjadi beberapa kondisi yang tidak terduga seperti kesalahan perkiraan ataupun masalah pada rantai pasokan salah satunya kendala yang disebabkan oleh supplier

Namun, jumlah safety stock juga perlu diperhatikan secara detail, janganlah sesekali memasok barang dalam jumlah yang sedikit, karena itu akan menyebabkan kondisi serupa yaitu backorder. 

Siapkanlah pasokan barang Anda sesuai dengan perhitungan dan perkiraan yang tidak hanya dari segi internal tapi juga faktor eksternal seperti trend, promosi, dan lain sebagainya. 

2. Lakukan Pelaporan Real Time 

Jika cara sebelumnya untuk menghindari terjadinya kesalahan perkiraan pada faktor eksternal, tahap satu ini menghindari Anda dari permasalahan internal atau human error yang sering terjadi di kebanyakan perusahaan.

Pelaporan secara real time merupakan salah satu cara yang dapat dilakukan untuk menghindari kondisi backorder. Dengan komunikasi yang baik secara tepat waktu dapat meminimalisir terjadinya kesalah data yang menyebabkan habisnya pasokan barang di gudang. 

Dengan pelaporan secara real time ini juga dapat membantu Anda dalam menentukan strategi penjualan. Selain itu, hal ini juga dapat menjadi salah satu antisipasi paling awal untuk melakukan reorder kepada supplier, ketika laporan barang diperkirakan sudah habis. 

3. Jangkau Lebih Banyak Pemasok

Langkah selanjutnya yang dapat Anda lakukan adalah dengan menjangkau pemasok atau supplier yang lebih banyak dan luas. Jangan terlalu mengandalkan satu supplier dalam pasokan produk jual Anda karena ketika terjadi hal-hal yang tidak diinginkan seperti penjelasan sebelumnya, akan berakibat fatal pada persediaan barang Anda.

Pilihlah supplier yang mampu memasok barang Anda secepat dan sebaik mungkin kualitasnya lengkap dengan kinerjanya yang profesional, dengan begitu Anda tidak perlu mengkhawatirkan perbedaan produk antara satu supplier dan lainnya. 

Serta jangan lupa untuk mendata supplier Anda, guna mendapatkan keuntungan yang lebih banyak dan dapat menjadi salah satu pilihan ketika terjadi kondisi darurat dalam proses penjualan.  

4. Prioritaskan Barang Sesuai Kebutuhan

Langkah terakhir yang dapat Anda lakukan yaitu memprioritaskan stok barang yang memiliki daya jual tinggi. Pengorganisasian stok barang ini menjadi salah satu hal yang penting untuk mengantisipasi terjadinya kehabisan barang. 

Analisis dan perhatikanlah perilaku konsumen Anda, barang mana yang sekiranya cepat terjual. Maka barang itulah yang harus Anda perhatikan secara khusus mulai dari stok barangnya. 

Selain itu, Anda juga dapat melakukan observasi perilaku konsumen Anda, dengan memperhatikan periode waktu pemesanan, minat barang, dan lain sebagainya guna mengatur persediaan barang dan menghindari terjadinya stok barang habis yang mengakibatkan terciptanya kondisi backorder.

Baca juga: Cara Melakukan Stock Opname Yang Benar Untuk Perusahaan

Itulah penjelasan mengenai backorder beserta alasan terjadinya kondisi tersebut, dan juga cara menghindarinya. Sebab di balik manfaatnya, kondisi satu ini juga menyebabkan terjadinya keterlambatan pemesanan, kesan buruk pada pelanggan, serta dapat merusak jalannya proses manajemen barang. 

Selain langkah-langkah di atas, cara menghindari terjadinya backorder juga dapat dilakukan dengan menggunakan vendor jasa pengiriman barang yang terpercaya. 

Mengapa harus jasa pengiriman? Melalui layanan ini dapat memastikan pasokan barang Anda tersedia secara cepat dan terjaga kualitasnya. Kini, banyak jasa yang menyediakan pengiriman profesional dan berkualitas salah satunya kliklogistics. 

Tidak hanya profesional, Kliklogistics juga menyediakan layanan yang murah dan pastinya mudah untuk Anda pesan. Lengkapnya armada yang dimiliki jasa pengiriman barang satu ini merupakan salah satu komitmen penuh yang dihadirkan untuk para pelanggan mereka. 

Jadi tunggu apa lagi? Segera gunakan jasa pengiriman barang dari Kliklogistics dan nikmati banyak manfaatnya sekarang juga!