Admin Inventory: Pengertian, Peran, Tugas, dan Gajinya

Dalam dunia bisnis, peran admin inventory menjadi salah satu sangat penting terutama bagi bisnis yang bergerak dalam bidang produk. Keberadaannya tidak hanya mempengaruhi performa keuangan sebuah bisnis tetapi juga kemampuan bisnis tersebut dalam mengelola risiko kerugian. 

Peran ini berbeda dengan peran administratif lainnya karena fokus utamanya adalah pada manajemen inventaris dan pemeliharaan ketersediaan barang. Oleh karena itu, pemahaman mendalam tentang tugas hingga gaji admin inventory penting untuk kesuksesan bisnis dalam jangka panjang. 

Baca Juga: Logistik Warehouse: Pengertian, Kelebihan dan Tips Meningkatkannya

Apa Itu Admin Inventory?

Admin Inventory adalah seorang profesional atau staf, bertanggung jawab atas pengelolaan persediaan barang atau produk dalam sebuah perusahaan atau organisasi. Tugas utamanya meliputi pemantauan, pencatatan, pembaruan, analisis, serta koordinasi terkait persediaan barang yang dimiliki perusahaan. 

Admin Inventory bertujuan untuk memastikan ketersediaan barang optimal, menghindari kekurangan stok atau kelebihan persediaan, serta menjaga integritas dan efisiensi manajemen persediaan secara keseluruhan. 

Mereka bertanggung jawab atas pemantauan stok, pembaruan persediaan, dan mengoptimalkan alur kerja untuk menjaga kelancaran proses penjualan. Dengan adanya admin inventory, perusahaan dapat beroperasi dengan efisien dan mengurangi risiko kerugian akibat masalah persediaan. 

Baca Juga: 7 Hambatan Perdagangan Internasional dan Contohnya

Peran Admin Inventory dalam Dunia Bisnis

Peran seorang admin inventory sangat erat kaitannya dengan pengelolaan persediaan barang. Berbeda dengan banyak jenis admin lainnya, seorang admin inventory umumnya bertanggung jawab atas pengelolaan jumlah barang tersedia, baik masuk maupun keluar, peran ini penting terutama dalam bisnis yang berfokus pada perdagangan barang. 

Ini wajar, karena dalam bisnis semacam ini, operasional sehari-hari bergantung pada manajemen barang atau produk, mulai dari pengadaan bahan baku, proses produksi, hingga distribusi produk jadi kepada konsumen. Tidak hanya dalam bisnis perdagangan barang, perannya juga seringkali dibutuhkan dalam bisnis jasa. 

Meskipun fokus utama dari bisnis tersebut adalah pada layanan atau jasa yang ditawarkan, tidak jarang bisnis jasa juga menyediakan produk tertentu. Produk ini bisa digunakan sebagai bagian dari layanan yang ditawarkan atau dijual langsung kepada pelanggan sebagai bahan pendukung untuk menikmati layanan yang disediakan.

Tugas Admin Inventory

Admin inventory memiliki tanggung jawab strategis dalam menjaga kelancaran operasional bisnis. Salah satu tugas utamanya adalah memastikan ketersediaan barang yang dimiliki secara efektif dan efisien, sehingga risiko kerugian akibat persediaan barang terbuang dapat diminimalkan. 

Selain itu, dengan pengelolaan persediaan baik, admin inventory juga dapat membantu pelaku usaha mencapai output produksi optimal. Untuk memperjelas, mari kita bahas dua fungsi tersebut secara lebih detail.

1. Memantau Persediaan Barang

Banyak menganggap bahwa tugas admin inventory adalah hal sangat strategis, pendapat ini tidak salah. Perannya sangat penting karena melalui mereka, para pelaku usaha dapat memastikan bahwa operasional bisnisnya berjalan secara efektif dan efisien.

Dengan mengetahui secara pasti jumlah barang tersedia, pelaku usaha dapat menentukan waktu tepat untuk menjalankan strategi bisnisnya, seperti meningkatkan kapasitas produksi atau meningkatkan distribusi produk. 

Untuk mencapai tujuan tersebut, penting untuk memantau persediaan barang dengan cermat. Hal ini mencakup mencatat setiap perubahan dalam jumlah barang, baik keluar maupun masuk, termasuk dalam aktivitas jual-beli, pengembalian barang, atau proses pengadaan barang.

Selain itu, penting juga untuk secara berkala memeriksa kualitas barang tersedia. Dengan cara ini, dapat dipastikan bahwa persediaan barang merupakan aset bisnis tidak menjadi potensi risiko yang merugikan.

2. Bertanggung Jawab atas Persediaan Barang

Menjadi penanggung jawab setiap barang tersedia juga merupakan tugas yang tak kalah penting bagi admin inventory. Selain mencatat dan memeriksa kualitas setiap produk masuk maupun keluar, seorang admin inventory juga perlu memastikan terciptanya alur keluar-masuk barang lancar untuk persediaan yang mereka tangani.

Contohnya, saat hendak mendistribusikan produk yang dimiliki, harus menyiapkan surat jalan atau izin distribusi yang diperlukan agar proses distribusi dapat berjalan lancar tanpa hambatan.

Admin inventory juga memiliki tanggung jawab terhadap kondisi barang yang diterima, terutama jika terjadi kehilangan atau kerusakan barang. Oleh karena itu, biasanya mereka membuat laporan khusus, baik bulanan maupun insidentil, ketika ada penerimaan atau pengeluaran barang.

Pembuatan laporan persediaan barang tidak boleh dilakukan dengan sembarangan, karena jumlah dan kondisi yang dilaporkan harus sesuai dengan kenyataan. Dengan memastikan keakuratan laporan, pelaku usaha dapat lebih mudah mengelola persediaan barang dengan tepat, efektif, efisien.

Admin inventory juga memiliki tanggung Jawab yang beragam, antara lain: 

1. Bertanggung jawab secara teratur memantau dan melacak stok barang, memastikan ketersediaan memadai, mencegah kelebihan atau kekurangan barang.
2. Melakukan analisis terhadap pola penjualan dan tren permintaan pelanggan guna merencanakan kebutuhan inventaris secara tepat.
3. Menangani proses pemesanan barang kepada pemasok, termasuk negosiasi harga, penjadwalan pengiriman, dan memantau penerimaan barang.
4. Menyiapkan laporan yang mencakup informasi tentang tingkat persediaan, perputaran stok, dan kinerja inventaris untuk keperluan manajemen perusahaan.
5. Mengatasi masalah terkait inventaris seperti barang hilang, rusak, atau kedaluwarsa, serta mencari solusi yang sesuai untuk setiap masalah yang muncul.

Gaji Admin Inventory

Admin inventory merupakan posisi penting dalam sebuah perusahaan yang bertanggung jawab atas pengelolaan hingga pencatatan inventaris barang. Posisi ini membutuhkan ketelitian, keorganisasian, serta kemampuan komunikasi yang baik. Gaji admin inventory di Indonesia dapat bervariasi tergantung pada beberapa faktor, antara lain:

1. Lokasi

Gaji di kota-kota besar seperti Jakarta, Surabaya, Bandung umumnya lebih tinggi dibandingkan dengan daerah lain. Sebagai contoh, gaji rata-rata admin inventory di Jakarta berkisar antara Rp 3,5 juta hingga Rp 5 juta per bulan, sedangkan di daerah lain bisa berada di kisaran Rp 2,5 juta hingga Rp 3,5 juta per bulan.

2. Industri

Gajinya dalam industri tertentu, seperti manufaktur, logistik, e-commerce,  biasanya lebih tinggi dibandingkan dengan industri lain. Hal ini karena kompleksitas dan tanggung jawab yang lebih besar dalam pengelolaan inventaris di industri tersebut.

3. Pengalaman dan Kualifikasi

Semakin tinggi pengalaman dan kualifikasi yang dimiliki, seperti pendidikan yang relevan dan sertifikasi, maka semakin besar peluang untuk mendapatkan gaji yang lebih tinggi. Disarankan untuk melakukan penelitian pasar kerja di lokasi dan industri tertentu untuk mendapatkan perkiraan yang lebih akurat tentang gaji yang ditawarkan.

4. Besar Perusahaan

Perusahaan besar umumnya menawarkan gaji lebih tinggi dibandingkan dengan perusahaan kecil. Hal ini karena perusahaan besar memiliki lebih banyak sumber daya dan mampu memberikan gaji lebih kompetitif. Selain gaji pokok, beberapa perusahaan juga menawarkan tunjangan tambahan, seperti tunjangan makan, transportasi, atau kesehatan.