Notify Party : Definisi, Peran, dan Perbedaannya dengan Consignee

Dalam proses pengiriman barang internasional, notify party memiliki pesan yang sangat penting. Notify party adalah pihak yang diberi tahu tentang kedatangan barang. Perbedaannya dengan consignee adalah bahwa notify party tidak bertanggung jawab secara langsung atas pengiriman tersebut. 

Fungsinya lebih sebagai penerima pemberitahuan dan pemantau. Melalui informasi dari pihak yang diberi tahu, consignee dapat mengatur proses penerimaan barang dengan lebih efisien. Dengan demikian, pemahaman yang jelas tentang peran dan tanggung jawab pihak yang diberi tahu atas pengiriman barang akan sangat penting dalam rantai pasok global yang kompleks ini. Lalu apa saja peran dari notify party? Simak penjelasan lengkapnya dalam artikel berikut ini. 

Baca Juga : Warehouse Management System : Pengertian, Kegunaan, Fitur-Fiturnya

Apa Itu Notify Party? 

Notify party adalah pihak yang ditunjuk untuk menerima pemberitahuan terkait kedatangan barang yang dikirim melalui pengiriman internasional. Peran pihak ini adalah menerima informasi terkait pengiriman barang dari pihak pengangkut (carrier) atau agen pengiriman dan menyampaikannya kepada pihak yang ditunjuk, biasanya kepada consignee atau importir yang sebenarnya. 

Notify party tidak memiliki tanggung jawab langsung terhadap pengiriman barang atau pembayaran bea cukai, namun mereka berperan dalam memastikan informasi yang tepat disampaikan kepada pihak yang berkepentingan. 

Pihak ini juga dapat berperan dalam mengatur proses pemberitahuan dan pengiriman barang agar lebih efisien dan teratur. Dalam lingkup bisnis internasional, pemahaman yang jelas tentang peran dan tanggung jawab notify party sangat penting untuk memastikan kelancaran proses pengiriman barang dan kepatuhan terhadap regulasi perdagangan internasional.

Peran Notify Party

Peran Notify Party dalam proses pengiriman internasional sangatlah penting dan meliputi berbagai aspek yang mendukung kelancaran serta keberhasilan pengiriman barang. Berikut adalah beberapa peran utamanya : 

1. Penerima Informasi

Pihak yang diberi tahu bertindak sebagai penerima informasi dari pihak pengangkut, agen pengiriman, atau pihak yang terlibat dalam proses pengiriman barang. Mereka menerima berbagai informasi terkait dengan jadwal pengiriman, status barang, dan dokumentasi yang terkait dengan proses pengiriman.

2. Pemberi Pemberitahuan

Setelah menerima informasi terkait dengan pengiriman barang, pihak yang diberi tahu bertugas untuk menyampaikan pemberitahuan tersebut kepada pihak yang berkepentingan, seperti consignee (penerima barang) atau pihak yang mengimpor barang. Hal ini memungkinkan pihak yang dituju untuk mempersiapkan segala sesuatunya untuk menerima barang dengan baik.

3. Koordinasi Pengiriman

Pihak yang diberi tahu juga berperan dalam mengkoordinasikan pengiriman barang. Mereka membantu dalam menetapkan jadwal pengiriman yang tepat, mengatur waktu kedatangan barang, serta mengkoordinasikan proses pengiriman agar berjalan lancar.

4. Pemantau Pengiriman

Selama proses pengiriman, pihak yang diberi tahu tentang proses pengiriman memantau perjalanan barang dari titik asal hingga tujuan akhir. Mereka terus memantau perkembangan pengiriman, memberikan pembaruan kepada pihak yang berkepentingan, dan mengidentifikasi potensi masalah atau kendala yang mungkin timbul selama pengiriman.

5. Memfasilitasi Komunikasi

Pihak yang diberi tahu bertindak sebagai perantara dalam komunikasi antara semua pihak yang terlibat dalam proses pengiriman barang. Mereka menyediakan saluran komunikasi yang efektif antara pihak pengirim, pihak penerima, dan pihak-pihak lain yang terlibat dalam rantai pasok barang.

6. Menangani Dokumentasi

Sebagai bagian dari tanggung jawab mereka, Notify Party juga menangani berbagai dokumen yang terkait dengan proses pengiriman, seperti dokumen pengapalan, faktur, dan dokumen bea cukai. Mereka memastikan bahwa semua dokumen dikelola dengan baik dan sesuai dengan persyaratan hukum dan regulasi yang berlaku.

Dengan menjalankan peran-peran tersebut, pihak yang diberi tahu membantu memastikan bahwa proses pengiriman barang internasional berjalan lancar, efisien, dan aman.

Baca Juga : Admin Inventory: Pengertian, Peran, Tugas, Dan Gajinya

Perbedaan Consignee dan Notify Party

Perbedaan antara Consignee dan Notify Party terletak pada peran dan tanggung jawab masing-masing dalam proses pengiriman barang internasional.

Consignee adalah penerima sebenarnya dari barang yang dikirim. Mereka adalah pihak yang memiliki kepentingan langsung dalam penerimaan barang dan bertanggung jawab atas pembayaran, pembebasan bea cukai, serta pengambilan barang yang dikirim. Consignee adalah penerima utama yang akan menerima barang secara langsung setelah tiba di tujuan akhir.

Di sisi lain, Notify Party adalah pihak yang diberi tahu tentang kedatangan barang yang dikirim, tetapi bukan penerima utama barang. Peran mereka adalah menerima informasi terkait dengan pengiriman barang dari pihak pengangkut atau agen pengiriman, dan menyampaikannya kepada pihak yang ditunjuk, biasanya kepada Consignee. 

Pihak yang diberi tahu tidak memiliki kewajiban langsung terhadap barang atau pembayaran bea cukai, tetapi mereka memainkan peran penting dalam memastikan bahwa informasi yang akurat disampaikan kepada pihak yang berkepentingan.

Dengan kata lain, perbedaan mendasar antara Consignee dan Notify Party adalah bahwa Consignee adalah penerima utama barang yang memiliki tanggung jawab langsung atas pengiriman, sementara pihak yang diberi tahu adalah pihak yang bertanggung jawab untuk menerima pemberitahuan tentang pengiriman dan menyampaikannya kepada pihak yang ditunjuk. 

Consignee memiliki hubungan langsung dengan barang yang dikirim, sedangkan pihak yang diberi tahu bertindak sebagai perantara informasi dalam proses pengiriman. Dengan memahami perbedaan ini, proses pengiriman barang internasional dapat berjalan lebih lancar dan efisien.

Hal-hal yang Perlu Diperhatikan dalam Notify Party 

Berikut adalah hal-hal yang perlu diperhatikan terkait dengan Notify Party dalam proses pengiriman barang internasional:

• Pilihlah Notify Party yang terpercaya dan memiliki pengalaman dalam pengiriman barang internasional. Teliti reputasi dan kredibilitas sebelum menunjuk mereka.
• Berikan informasi yang lengkap dan akurat kepada agen pengiriman mengenai perusahaan Notify Party, termasuk alamat, nomor telepon, dan alamat email, untuk memudahkan komunikasi.
• Pastikan komunikasi yang lancar dengan pihak yang diberi tahu terkait dokumen dan pemberitahuan pengiriman. Jelaskan tugas mereka dengan jelas dan lengkap.
• Hindari memberikan informasi rahasia atau sensitif kepada pihak yang diberi tahu jika tidak diperlukan. Berikan hanya informasi yang relevan untuk proses pengiriman.

Pastikan bahwa pihak yang diberi tahu memahami dengan baik tugas dan tanggung jawab mereka dalam pengiriman barang internasional, serta peran mereka dalam menerima dokumen dan pemberitahuan terkait pengiriman.

Dengan memperhatikan hal-hal tersebut dalam notify party, proses pengiriman barang internasional akan berjalan dengan lancar dan efisien.

Anda berencana kirim paket cargo ke seluruh Indonesia dengan tarif murah? Percayakan proses pengirimannya pada Klik Logistics. Kami siap membantu pengiriman barang minimal 50 kg. Yuk hubungi CS Marketing kami dan lakukan pemesanan sekarang!