8 Dokumen Pengiriman Barang yang Wajib Diketahui

Dalam menjalankan pengiriman barang, dokumen pengiriman sangat dibutuhkan di industri logistik. Dokumen yang relevan dalam aktivitas pengiriman barang dianggap sangat penting ketika anda mengirimkan barang dengan kargo, baik untuk pengiriman di dalam maupun luar negeri. Dokumen pengiriman dianggap penting untuk memudahkan berjalannya proses pengiriman dengan lancar.

Dokumen pengiriman tentunya juga memiliki jenis-jenis yang berbeda untuk keperluan pengiriman melalui kargo. Jenis dokumen barang tersebut tergantung dengan jalur pengiriman yang dipilih dalam proses pengiriman barang, baik bentuk dokumen, formulir, hingga laporan untuk kepentingan pengiriman barang agar berjalan dengan lancar.

Lalu, apa saja dokumen yang harus dipersiapkan untuk melaksanakan pengiriman barang. Berikut ini kami akan mengajak anda untuk lebih mengetahui apa saja contoh-contoh dokumen pengiriman barang.

Baca juga: Layanan Jasa Pengiriman Barang Dengan Harga Murah Antar Kota Ke Setiap Daerah Di Indonesia

Contoh Dokumen untuk Pengiriman Barang

Agar aktivitas pengiriman barang anda berjalan dengan lancar, pengiriman pastinya akan membutuhkan dokumen sebelum berjalannya pengiriman barang ke kota tujuan. Nah, berikut contoh-contoh dokumen untuk pengiriman barang.

1. Shipping Instruction (SI)

Shipping instruction adalah sebuah dokumen perjanjian antara pihak pertama (shipper) dengan pihak kedua (perusahaan jasa ekspedisi). Shipping instruction ini juga sebagai surat perintah dalam melakukan pengangkutan barang ke kapal.

Dokumen tersebut berisi informasi rincian pengiriman, dari mulai nomor kontainer, jumlah paket, nomor segel, kode HS komoditas, dlll. Dokumen tersebut menjadi sebuah instruksi untuk membuat Bill of Lading sebagai dokumen transportasi yang legal.

2. Packing List

Packing list adalah dokumen wajib terkait informasi tentang barang yang akan dikirim. Informasi yang ada pada dokumen ini disampaikan secara mendetail, dari mulai rincian jenis barang, jumlah banyaknya barang, dimensi barang, dan berat dari barang kiriman tersebut.

Dokumen tersebut penting untuk memberikan informasi mengenai barang, tanpa perlu mengharuskan pihak bea cukai untuk memverifikasi barang secara fisik dengan membuka barang kiriman.

3. Airwaybill

Airwaybill adalah dokumen wajib yang dikeluarkan oleh maskapai penerbangan, sebagai tanda terima kepemilikan pengiriman. Pada dokumen tersebut berisikan identitas pengirim dan penerima barang, jumlah barang, berat barang, tanggal transaksi pengiriman, serta dilengkapi dengan tanda tangan pengirim dan pihak jasa ekspedisi.

Untuk diketahui, selain maskapai penerbangan yang menyediakan airwaybill, pengiriman melalui kereta api juga menyiapkan dokumen serupa, yaitu railway bill.

4. Surat Jalan Pengiriman Barang

Surat jalan pengiriman barang adalah dokumen penting yang diberikan oleh perusahaan jasa ekspedisi, sebelum kontainer melakukan perjalanan pengiriman barang. Adanya surat jalan memiliki fungsi untuk bukti jika kontainer telah mendapatkan izin berangkat dan dapat melakukan proses loading barang ke dalam kapal.

Informasi pada dokumen surat jalan berisikan terkait jenis barang, jumlah barang, serta tanda tangan dari pengirim, petugas gudang, dan sopir. Surat jalan bersifat internal, jika perusahaan jasa ekspedisi tersebut memiliki jasa trucking.

Baca juga: Inilah Contoh Surat Jalan Pengiriman Barang

5. Release Order (RO)

Release order adalah dokumen yang juga sebagai surat instruksi dalam melepaskan aset kontainer ke pemilik barang. Informasi dari dokumen release order adalah surat izin penjemputan ke pihak tertentu.

Adapun rincian dari formulir release order yaitu, rincian dealer, hingga rincian terkait materi yang dikeluarkan oleh gudang.

6. Bill of Lading (B/L)

Bill of Lading (B/L) adalah sebuah dokumen perjanjian yang mengikat antara pihak pengirim dan pengangkut barang untuk melakukan pengangkutan barang. Dokumen bill of lading ini digunakan sebagai bukti konfirmasi terima barang, dokumen kepemilikan pengambilan barang di pelabuhan, hingga kontrak perjanjian barang yang akan dikirim. Dokumen ini hanya bisa ditandatangani oleh perwakilan resmi pengangkut sesudah diterima, agar pengiriman dapat dilaksanakan.

Informasi rincian yang ada pada dokumen bill of lading yaitu informasi nama pengirim dan penerima, nama kapal, detail barang, nama pelabuhan muat dan bongkar, tujuan pengiriman, rincian biaya, cara pembayaran, jumlah bill of lading, hingga tanggal tanda tangan.

Bill of Lading juga memiliki beberapa jenis, yaitu sebagai berikut:

• House BOL, yaitu surat yang dikeluarkan oleh jasa ekspedisi,
• Through BOL, yaitu surat dari Port of Loading (POL) hingga ke Port of Discharge (POD) yang dikeluarkan pihak pelayaran,
• Combined Transport BOL, merupakan surat pengangkutan pada barang dengan menggunakan jenis transportasi tambahan lain.

7. Equipment Interchange Receipt (EIR)

EIR adalah dokumen terkait pemeriksaan kondisi kontainer, yang dikeluarkan saat proses memasukkan dan mengosongkan kontainer. Dokumen ini dikeluarkan oleh depo pelayaran untuk diberikan ke pihak jasa trucking. Pada dokumen EIR ini terdapat dua macam dokumen, yaitu EIR pelabuhan asal dan pelabuhan tujuan.

Informasi yang ada pada dokumen EIR berisi rincian kode kapal dan pelayaran, daftar nomor peti, kemas pada kontainer, posisi susun, serta posisi penyimpanan barang.

8. Delivery Order

Delivery order adalah dokumen yang berisi surat perintah penyerahan barang pesanan dengan kesepakatan antara pengirim dengan penerima kepada gudang perusahaan. Dokumen delivery order berfungsi sebagai keterangan resmi pembelian barang, dari pihak pengirim ke pihak penerima.

Informasi pada dokumen ini yaitu terkait rincian detail barang, sebagai bukti jika penerima sudah menerima barang, dengan tercantumnya tanda tangan penerima barang pada dokumen tersebut.

Jika pengiriman telah selesai, nantinya sejumlah dokumen pengiriman yang melalui perjalanan armada laut seperti SI, RO, BOL, EIR, dan surat jalan, akan dikirim lagi kepada pihak pengirim. Dokumen yang dikirim kembali tersebut sebagai bukti bahwa pengiriman barang yang dilakukan pengirim telah selesai.

Nah, itu dia beberapa contoh-contoh dokumen yang perlu kamu ketahui dalam proses pengiriman barang. Untuk anda yang ingin mendapatkan jasa ekspedisi dengan pelayanan terbaik, anda bisa langsung menghubungi customer service Klik Logistics yang memiliki layanan pengiriman termurah dan pasti aman.