Saat mengirim barang, kelengkapan dokumen sangat penting untuk memastikan proses pengiriman berjalan lancar. Salah satu dokumen yang tak boleh terlewat adalah surat jalan barang, yang berisi informasi detail mengenai barang yang dikirim.
Tanpa surat ini, pengiriman bisa terhambat dan bahkan menimbulkan masalah saat pemeriksaan. Yuk, simak contoh surat jalan barang serta informasi apa saja yang harus dicantumkan agar pengiriman aman dan bebas kendala!
Apa Itu Surat Jalan Barang?
Surat jalan barang adalah dokumen resmi yang mencatat detail pengiriman dari pengirim ke penerima dan wajib disertakan dalam setiap pengiriman. Dokumen ini juga dikenal sebagai delivery order atau bill of lading dan berfungsi sebagai bukti sah bahwa barang telah dikirim sesuai dengan ketentuan.
Biasanya, surat ini dikirim bersama barang dan harus diberikan kepada penerima saat barang tiba di tujuan. Dengan adanya surat jalan, proses pengiriman menjadi lebih terstruktur, transparan, dan dapat dipertanggungjawabkan jika terjadi kendala.
Informasi yang Harus Dimuat Dalam Surat Jalan Barang
Sebagai dokumen resmi, surat jalan harus memuat berbagai informasi penting terkait pengiriman barang. Beberapa data yang wajib dicantumkan antara lain:
- Identitas perusahaan yang mengirim barang
- Nomor referensi atau kode surat jalan
- Jenis barang yang dikirim
- Jumlah unit atau volume barang yang dibawa
- Total harga barang yang dikirim
- Alamat lengkap tujuan pengiriman
- Nama pihak yang akan menerima barang
- Tanggal pengiriman dilakukan
Dengan mencantumkan informasi di atas, surat jalan dapat berfungsi dengan optimal sebagai bukti sah pengiriman barang.
Format Penulisan Surat Jalan Barang
Meskipun setiap perusahaan bisa memiliki format surat jalan yang berbeda, ada beberapa elemen penting yang harus selalu ada. Adapun format penulisan yang tepat adalah sebagai berikut:
1. Nomor Surat
Setiap surat jalan memiliki nomor unik sebagai identitas dokumen tersebut. Nomor ini biasanya berupa kombinasi angka dan huruf untuk mempermudah pencatatan dan pelacakan.
Dengan adanya nomor surat, perusahaan dapat memastikan setiap pengiriman terdokumentasi dengan baik. Hal ini juga berguna untuk memeriksa status pengiriman jika diperlukan.
2. Tanggal Surat
Tanggal pembuatan surat jalan harus dicantumkan agar penerima mengetahui kapan dokumen tersebut diterbitkan. Tanggal ini penting untuk keperluan administrasi dan pencatatan barang masuk maupun keluar.
Dengan mencantumkan tanggal yang jelas, pihak terkait dapat memastikan ketepatan waktu pengiriman. Ini juga membantu dalam proses audit atau pelacakan jika terjadi kendala.
3. Nama Pengirim dan Penerima
Identitas pengirim dan penerima wajib ditulis dengan jelas agar tidak terjadi kesalahan dalam pengiriman barang. Informasi ini mencakup nama lengkap atau nama perusahaan yang terlibat dalam transaksi.
Dengan mencantumkan nama yang benar, pihak ekspedisi dapat memastikan barang sampai ke tangan yang tepat. Kesalahan dalam penulisan bisa menyebabkan keterlambatan atau bahkan salah kirim.
4. Alamat Pengirim dan Penerima
Selain nama, alamat lengkap juga harus dicantumkan untuk menghindari kesalahan tujuan pengiriman. Alamat yang jelas mempermudah kurir dalam mengantarkan barang tanpa hambatan.
Informasi ini harus mencakup detail seperti nama jalan, nomor bangunan, kota, dan kode pos. Semakin rinci alamat yang dicantumkan, semakin kecil risiko kesalahan pengiriman.
5. Rincian Barang
Bagian ini berisi informasi lengkap mengenai barang yang dikirim, seperti jenis, jumlah, ukuran, dan beratnya. Detail ini membantu pengirim, penerima, serta pihak ekspedisi dalam memastikan barang sesuai dengan pesanan.
Semakin jelas deskripsi barang, semakin mudah dalam proses pengecekan. Hal ini juga berguna untuk menghindari sengketa jika terjadi selisih jumlah atau jenis barang.
6. Tanda Tangan Penerima
Setelah barang diterima, penerima wajib menandatangani surat jalan sebagai bukti serah terima. Tanda tangan ini menunjukkan bahwa barang telah sampai dengan kondisi sesuai yang tertera dalam dokumen.
Selain sebagai bukti transaksi, tanda tangan juga dapat digunakan sebagai bentuk konfirmasi jika terjadi masalah di kemudian hari. Oleh karena itu, tahap ini tidak boleh dilewatkan dalam proses pengiriman barang.
Contoh Surat Jalan Barang yang Baik dan Benar
Setelah barang diterima, penerima wajib menandatangani surat jalan sebagai bukti serah terima. Tanda tangan ini menunjukkan bahwa barang telah sampai dengan kondisi sesuai yang tertera dalam dokumen.
Selain sebagai bukti transaksi, tanda tangan juga dapat digunakan sebagai bentuk konfirmasi jika terjadi masalah di kemudian hari. Oleh karena itu, tahap ini tidak boleh dilewatkan dalam proses pengiriman barang.
1. Surat Jalan Barang untuk Pengiriman Produk
PT Sejahtera Logistik
Jl. Merdeka No. 45, Jakarta Pusat
Telepon: (021) 1234 5678 | Email: [email protected]
SURAT JALAN
Nomor: SJ-2024/0012
Tanggal: 10 Februari 2025
Pengirim: PT Sejahtera Logistik
Penerima: PT Maju Bersama
Alamat Penerima: Jl. Sudirman No. 89, Surabaya
Rincian Barang:
| No. | Nama Barang | Jumlah | Satuan | Keterangan |
| 1. | Kardus kemasan | 50 | Pcs | 50×50 cm |
| 2. | Botol Plastik | 200 | Pcs | 1 Liter |
| 3. | Bubble Wrap | 10 | Roll | – |
| Total Barang | 260 | Pcs |
Catatan: Barang telah diperiksa dalam kondisi baik sebelum dikirm.
Tanda Tangan Penerima,
(__________________)
Andi Pratama
Kepala Gudang
2. Surat Jalan Barang untuk Pengiriman Peralatan Elektronik
CV Cahaya Elektrik
Jl. Diponegoro No. 120, Bandung
Telepon: (022) 8765 4321 | Email: [email protected]
SURAT JALAN
Nomor: SJ-2025/0056
Tanggal: 10 Februari 2025
Pengirim: CV Cahaya Elektrik
Penerima: Toko Jaya Elektronik
Alamat Penerima: Jl. Ahmad Yani No. 15, Yogyakarta
Rincian Barang:
| No. | Nama Barang | Jumlah | Satuan | Keterangan |
| Kabel Listrik 3 M | 100 | Roll | ||
| Lampu LED 12W | 300 | Pcs | ||
| Stop Kontak 3 Lubang | 50 | Pcs | ||
| Total Barang | 450 Pcs |
Catatan: Pastikan barang diterima dalam kondisi baik, klaim hanya berlaku dalam 2 hari setelah penerimaan.
Tanda Tangan Penerima,
(__________________)
Budi Santoso
Staf Logistik
Surat jalan merupakan dokumen penting yang tidak boleh diabaikan dalam setiap proses pengiriman barang. Dengan adanya surat jalan barang, semua pihak yang terlibat bisa memastikan bahwa pengiriman berjalan lancar dan sesuai dengan data yang tercatat.
Dokumen ini juga menjadi bukti resmi yang dapat digunakan jika terjadi kendala dalam perjalanan, seperti kerusakan atau kehilangan barang. Oleh karena itu, pastikan surat jalan dibuat dengan benar dan mencantumkan seluruh informasi yang dibutuhkan.
Agar pengiriman barang semakin aman dan praktis, gunakan jasa ekspedisi terpercaya seperti Klik Logistics. Dengan layanan profesional dan armada yang lengkap, Klik Logistics siap membantu mengirimkan barang ke berbagai wilayah dengan cepat dan aman!
